Preventieve oplossingen voor wagenparkonderhoud voor ziekenhuizen en gezondheidszorgsystemen: een casestudy
ERVAAR DE PRODUCTEN VAN TOUCHPOINT
Onze experts leiden u graag rond en leren meer over waar u en uw team zorg voor dragen.
VRAAG EEN PERSOONLIJKE OF VIRTUELE DEMO AAN
Het onderhoud van mobiele werkstations die worden gebruikt door verpleegkundigen, artsen en technici is een grote en voortdurende uitdaging voor ziekenhuizen, vooral op grote schaal, wanneer de omvang van het wagenpark in de honderden of duizenden kan lopen. De volgende casestudy draait om een in Californië gevestigd ziekenhuis waar de implementatie van een robuuster schema voor preventief onderhoud (PM) via TouchPoint Medical de operationele efficiëntie aanzienlijk verbeterde, het aantal IT-helpdesktickets verminderde en de patiëntenzorg verbeterde.
Om onvoorspelbare storingen, downtime en andere serviceproblemen aan te pakken, is het ziekenhuis overgestapt op een gepland driemaandelijks PM-regime. Deze strategie bestond uit servicebezoeken op locatie door de gekwalificeerde technici van TouchPoint Medical, die grondige inspecties van het gehele wagenpark uitvoerden, niet-gerapporteerde problemen diagnosticeerden, noodzakelijke reparaties uitvoerden en ervoor zorgden dat elk werkstation op wielen (WOW) werd bijgewerkt volgens de specificaties van de fabrikant. Ziekenhuisbeheerders meldden een meetbare afname van het aantal winkelwagengerelateerde helpdesktickets, snellere doorlooptijden voor reparaties en een algehele vermindering van serviceonderbrekingen en downtime. Vooruitkijkend zal TouchPoint Medical's introductie van WOW-trackingtools het winkelwagenbeheer verder verbeteren en het veelvoorkomende probleem van "ontbrekende" winkelwagentjes aanpakken. Deze casestudy onderstreept het belang van frequent en proactief onderhoud in drukke, veranderende en groeiende gezondheidszorgomgevingen om een efficiëntere toewijzing van middelen, een groter moreel van het personeel en een grotere patiënttevredenheid te bereiken.
Een van de grootste ziekenhuissystemen in Noord-Californië, met meer dan 850 werkplekken op wielen (WOW’s) in omloop, werkt al jaren samen met TouchPoint Medical voor de aanschaf, het onderhoud en de reparatie van hun karren. Vóór de meest recente contractverlenging nam het ziekenhuis deel aan één jaarlijks preventief onderhoudsschema (PM). Het hele jaar door leidde intensief gebruik er echter nog steeds toe dat karren onbruikbaar werden en dat er achterstanden opliepen in de openstaande reparatiebonnen. Afhankelijk van het probleem en de beschikbaarheid van IT-middelen kunnen karren dagen of zelfs weken buiten gebruik zijn voordat er reparaties worden uitgevoerd.
In dit ziekenhuis volgde een typisch IT-serviceticket dat diagnostiek en reparatie vereiste, deze levenscyclus:
- Er werden tickets gegenereerd door het personeel om de IT-afdeling te waarschuwen voor problemen met een WOW.
- IT-medewerkers hebben het karretje gevonden en geprobeerd het probleem op te lossen.
- Eenvoudige reparaties zoals het vervangen van toetsenbord, muis, monitor en/of batterij werden vaak ter plekke uitgevoerd, soms zonder dat er tijd of aandacht werd besteed aan andere niet-gerapporteerde problemen zoals ontbrekende hardware, kabelbeheer, risico op infectieziekten, enz.
- Tickets werden gesloten toen de gemelde problemen waren opgelost, meestal zonder volledig te zijn geïnspecteerd op andere potentiële problemen.
- WOW's bleven buitenspel als reparaties buiten de mogelijkheden van IT lagen, of als de juiste onderdelen niet op voorraad waren.
Het ziekenhuis meldde dat, hoewel het aantal winkelwagengerelateerde IT-helpdesktickets aanzienlijk daalde na elke jaarlijkse PM, ze zouden beginnen te stijgen naarmate de volgende jaarlijkse onderhoudscyclus naderde.
Bij intensief gebruik in de gezondheidszorg hebben zelfs WOW's van de hoogste kwaliteit routineonderhoud, upgrades en incidentele reparaties nodig. Vaak een speciaal ziekenhuis IT medewerkers moeten snel ingrijpen om de technische problemen van WOW op te lossen, zodat zorgteams niet worden afgeleid van de interacties met patiënten. De schaarse IT-middelen en beperkte mogelijkheden zorgen er echter voor dat deze 'snelle reactie'-benadering niet altijd betrouwbaar, praktisch of zelfs mogelijk is en vaak alleen directe problemen aanpakt, terwijl proactief onderhoud wordt omzeild.
Ziekenhuizen en gezondheidszorgsystemen ontdekken dat een betere aanpak voor het oplossen van WOW-problemen preventief van aard is. Een proactieve aanpak begint met een zorgvuldige en gestandaardiseerde aanschaf van hoogwaardige, ergonomische karren die worden ondersteund door regelmatig, door de fabrikant beheerd onderhoud. In proactieve beheersituaties kunnen ziekenhuizen van elke omvang profiteren lang na de eerste aankoop van apparatuur door samen te werken met vertrouwde leveranciers die hen voorzien van serviceplanopties die snelle toegang bieden tot vervangende onderdelen, evenals met bekwame technici die nauw samenwerken met het interne personeel om zorg ervoor dat karren goed blijven functioneren. Frequentie is een belangrijke variabele waarmee rekening moet worden gehouden. Hoewel jaarlijks onderhoud gebruikelijk is bij drukke ziekenhuizen met kleinere IT-afdelingen, is jaarlijkse zorg wellicht niet voldoende om het aantal routinematige helpdeskverzoeken laag te houden.
Om tegemoet te komen aan de behoeften van de WOW-vloot en IT-afdeling van het in Californië gevestigde ziekenhuis, werkte de ziekenhuisadministratie samen met TouchPoint Medical om organisatiebrede pijnpunten aan te pakken en te anticiperen op specifieke behoeften van personeelsleden en afdelingen. Er werd aanbevolen en geïmplementeerd om het ziekenhuis over te zetten naar een driemaandelijks PM-schema, waardoor TouchPoint Medical Professional Services een belangrijke rol kon spelen bij het garanderen dat IT-helpdesktickets het hele jaar door tot een minimum werden beperkt en, nog belangrijker, dat intensief gebruikte WOW's aan regelmatige inspecties werden onderworpen. en proactief onderhoud.
Tegenwoordig plant TouchPoint Medical Professional Services zes tot tien bekwame technici in voor driemaandelijkse onderhoudsbezoeken aan het ziekenhuis. Elk kwartaal bezoeken servicetechnici van TouchPoint Medical het pand, corrigeren niet-gerapporteerde problemen, lossen voorheen onvolledige of tijdelijke reparaties op, bestellen gecertificeerde vervangende onderdelen en pakken eventuele problemen op de juiste manier aan om ervoor te zorgen dat de karren weer aan de specificaties van de fabrikant voldoen voordat ze weer in omloop worden gebracht. Het team ontmoet interne IT-medewerkers voorafgaand aan preventieve onderhoudsbezoeken om een gameplan te ontwikkelen. Tot de agendapunten van de vergadering behoren onder meer een overzicht van de uitzonderingen van de laatste premier, doelstellingen voor het huidige bezoek van de premier, verwachte nieuwe winkelwagenintegraties, vervangingen aan het einde van de levensduur en eventuele andere potentiële problemen.
Nu er een driemaandelijks preventief onderhoudsprogramma voor leveranciers is ingevoerd, kunnen de technici van TouchPoint Medical de servicebehoeften voor alle meer dan 850 karren beter anticiperen en beheren.
De algemene vermindering van de statussen "buiten gebruik" en "in afwachting van reparatie" zorgt ervoor dat WOW's beschikbaar en in gebruik blijven. In het kader van dit nieuwe preventieve wagenparkonderhoudsplan biedt de driemaandelijkse assistentie van TouchPoint Medical ook speciale aandacht aan de behoeften van verschillende ziekenhuisteams:
- De IT afdeling U kunt nu rekenen op out-of-the-box gereedheid, stabiliteit van de stroomvoorziening, betrouwbaarheid/levensduur van de batterij en prioriteitstoegang tot upgrades.
- Voor verpleegkundigen, die vertrouwen op de mogelijkheid om hun karren te personaliseren voor meer ergonomische ervaringen, bewaakt TouchPoint Medical Professional Services de verstelbaarheidsfuncties om ervoor te zorgen dat normale slijtage het vermogen van het personeel om de hoogte aan te passen en de kijkhoeken te bewaken niet in gevaar brengt. Onderhoud controleert ook of verpleegkundigen de karren zonder al te veel inspanning in de beoogde richting kunnen rollen. TouchPoint Medical controleert op defecten die kunnen optreden bij intensief gebruik, zoals verbogen voetstukken, problemen met de kolom en losse of versleten zwenkwielen, die allemaal van invloed kunnen zijn op de mobiliteit van een karretje.
- Voor beheerdersblijft TouchPoint Medical regelmatig aanbevelingen doen voor verbetering en onderhoud op basis van budgetvereisten.
Onderhoud op afroep leidt tot snellere reparaties
TouchPoint Medical Professional Services biedt tussen geplande bezoeken ook preventieve onderhoudsdiensten op afroep aan dit in Californië gevestigde ziekenhuis. Regelmatige interacties op afroep met het ziekenhuispersoneel zorgen ervoor dat TouchPoint Medical de benodigde onderdelen nauwkeuriger kan voorspellen en gepland onderhoud sneller kan voltooien.
Grondige inspecties helpen de veiligheid te garanderen
Reparaties worden uitgevoerd met de grootst mogelijke zorg voor de veiligheid, zowel vanuit mechanisch/elektrisch oogpunt, als met aandacht voor de preventie van infectieziekten. Het ziekenhuis ervaart een lager aantal serviceoproepen en snellere doorlooptijden wanneer servicebehoeften zich voordoen, waardoor de ticketactiviteit op de helpdesk tot een minimum wordt beperkt.
Omdat er enige stress gepaard gaat met het onderhouden van een grote vloot karren die naar TouchPoint Medical Professional Services worden gelost, blijft het ziekenhuis zoeken naar manieren om het karrenbeheer te verbeteren. Gemiddeld raken bijvoorbeeld vijftig tot zeventig van de WOW's van dit ziekenhuis het hele jaar door 'verdwenen', deels als gevolg van de rol van het ziekenhuis als academisch ziekenhuis. Als academisch ziekenhuis 'lenen' studenten en artsen karren wanneer ze door verschillende patiëntenruimtes op de campus reizen, en laten ze de karren vervolgens achter in de laatst bezochte gebieden.
Om het probleem van ontbrekende karren aan te pakken, rapporteert TouchPoint Medical Professional Services nu de locatie waar elke WOW werd gevonden tijdens routinematig preventief onderhoud. Het ziekenhuis heeft TouchPoint Medical ook de opdracht gegeven om WOW-trackingtools voor geolocatie te ontwikkelen en te implementeren. Dergelijke tools worden ontworpen om het volledige wagenpark in de steeds groter wordende footprint van het ziekenhuissysteem te monitoren.
Ziekenhuizen met beperkte IT-middelen en grote wagenparken zullen profiteren van frequent preventief onderhoud, vooral nadat ze de hulp hebben ingeroepen van door de fabrikant geautoriseerde professionele servicetechnici. Zoals uit het bovenstaande voorbeeld blijkt, kan een op maat gemaakt preventief onderhoudsprogramma het aantal helpdesktickets aanzienlijk verminderen, problemen die buiten de expertise van het interne IT-personeel vallen sneller aanpakken en sneller anticiperen op behoeften voordat deze zich voordoen. Minder serviceonderbrekingen en een betere personeelstevredenheid vertalen zich op hun beurt in een betere algehele patiëntenzorg.
Voor meer informatie over hoe TouchPoint Medical uw gezondheidszorginstelling in Californië kan helpen, kunt u contact opnemen met Jeff Morales: [email protected]
